Raporty finansowe
bez ręcznego
przepisywania danych
Automatyzacja sprawozdawczości to nie jednorazowe wdrożenie - to ciągłe dostosowywanie do tego, jak naprawdę wygląda Twoja księgowość i jakie dane trafiają do systemu każdego miesiąca.
Każda firma generuje dane inaczej
Jeden klient eksportuje dane z ERP do pliku CSV raz w tygodniu. Inny synchronizuje je przez API w czasie rzeczywistym. Jeszcze inny łączy trzy systemy, z których każdy ma własny format daty i walutę bazową.
Konfiguracja automatyzacji zaczyna się od mapowania tego, co faktycznie istnieje - nie od szablonu, który pasuje do większości przypadków. Różnica jest widoczna już w pierwszym miesiącu eksploatacji.
Gdzie naprawdę gubi się czas w sprawozdawczości
Nie chodzi o brak narzędzi. Większość firm ma już jakiś system. Problem leży w tym, co dzieje się między systemami - w szczelinach, gdzie dane przestają być spójne.
Rozbieżności między systemami
Saldo w systemie sprzedaży nie zgadza się z tym w księgowości. Uzgodnienie zajmuje kilka godzin i musi być powtórzone przy każdym zamknięciu okresu.
Raporty gotowe zbyt późno
Zarząd czeka na dane z poprzedniego miesiąca przez dwa tygodnie. Decyzje podejmowane są na podstawie liczb sprzed 45 dni, nie aktualnego stanu.
Błędy przy ręcznym przepisywaniu
Kopiowanie danych z pliku do pliku to najczęstsze źródło pomyłek w raportach. Jeden błędny wiersz potrafi zmienić wynik na poziomie całego segmentu.
Firma z trzema walutami i jednym arkuszem
Klient prowadził sprzedaż w euro, dolarach i złotych. Wszystkie transakcje trafiały do jednego arkusza Google Sheets, który był ręcznie uzupełniany przez trzy osoby w różnych strefach czasowych.
Przeliczanie kursów odbywało się raz dziennie, ręcznie, według kursu z poprzedniego dnia. Raport miesięczny powstawał przez dwa pełne dni robocze - i zawierał błędy wynikające z różnic kursowych niezaksięgowanych na czas.
Po wdrożeniu automatyzacji dane z trzech walut są pobierane przez API banku i przeliczane według kursu NBP z dnia transakcji. Raport generuje się automatycznie każdego pierwszego dnia miesiąca. Dwie osoby z trzech zostały przeniesione do innych zadań analitycznych.
Mapowanie źródeł danych
Identyfikacja wszystkich systemów i formatów - bez założeń o tym, co powinno tam być.
Konfiguracja reguł transformacji
Przeliczenia walut, mapowanie kont, obsługa wyjątków - wszystko zapisane jako reguły, nie skrypty.
Uruchomienie i weryfikacja
Pierwsze trzy cykle raportowe przebiegają równolegle - stary i nowy sposób - żeby potwierdzić zgodność.